مصفوفة الوقت و ادارة الاولويات ( من ابتكار العالم Stephen Covey)
مصفوفة الوقت هي أداة مهمة في ادارة الوقت، بحيث يستطيع الانسان تقسيم متطلبات الحياة بحيث لا نبقى اسرى
الاحساس بأن كل شيء في حياتنا مهم و عاجل. و يبين المخطط التالي مفهوم المصفوفة :
ما هي مصفوفة الأولويات؟
كما تعلم بأن الصورة قد تعبر عن الكثير من الكلمات , فهي كما في الصورة الخاصة بالموضوع مربع مقسم إلى أربع أقسام صغيرة مرقم من 1 إلى 4 حيث أن الرقم 1 تعني أولوية قصوى و 4 أولوية دنيا.
تستخدم هذه المصفوفة كأداة لإدارة الوقت أو كما تسمى إدارة أولويات العمل , فرصيدك من الوقت يوميا هو 24 ساعة فقط ! فكل يوم تحيى به يتم تعبئة رصيدك بـ 24 ساعة و في نهاية اليوم يتم تفريغ هذا الرصيد فإن لم تستفد من الساعات التي برصيدك بما ينفعك فلن تستطيع ادخرها ليوم أخر للأسف .
و لان مشاغل الحياة كثيرة و الضغوطات أكثر و كل شخص يعتبر ما يريده منك هو الأهم ,عليك إذا أن تقوم بتقسيم هذه الطلبات, فإن لم تستطع إتقان فن إدارة الوقت فإن حياتك سوف تكون ضمن فئة من يعملون في إدارة الأزمات حيث أن كل شيء من حولك هو مهم و عاجل. فهل كل شيء هو كذلك فعلا؟
عليك إذا البداية في تدريب نفسك على تقسيم هذه المهام و يفضل كتابتها على ورق أو تدوينها على الكمبيوتر حتى تتقن هذه المهارة, فأهمية أولوية الأعمال مقسمة إلى أربع اقسم:
مهم و عاجل
- مثال: مديرك طلب منك إعداد تقرير يخص العمل على أن تقوم بتسليمه في نهاية اليوم
- مثال: حالة مرضية لا سمح الله إن أهملت سوف تؤدي إلى مشاكل
مهم و غير عاجل
- مثال: إنهاء تعليمك أو دراستك العليا أو أخذ دورات تدريبية
- مثال: التخطيط للسياحة في عطلة الصيف
غير مهم و عاجل
- مثال: وقود السيارة قارب على الانتهاء
- مثال: حلاقة شعر الرأس أو تشذيب اللحية
غير مهم و غير عاجل
- مثال: غسيل السيارة
- مثال: سهرة مع الأصدقاء يوميا
- مثال: قرأة الصحيفة اليومية
ملاحظة: الأمثلة السابقة لا تعتبر هي الأساس فقد تكون الأولويات تختلف من شخص لأخر بحسب طبيعة عمله على سبيل المثال وقود السيارة قد يكون أهمية قصوى لشخص يعتمد عمله على النقل أو شخص مسافر.
فن إدارة الوقت يعتمد على فن الإدارة بشكل أساسي فأن المهام الغير مهمة و الغير عاجلة لا تعني أنك لن تلتفت إليها أو تقوم بحذفها ولكن كل شيء له مكان ولكن بالتأكيد له زمان مناسب أيضا و هنا يأتي فن الإدارة.
كما في الأمثلة السابقة للأولويات الأربع , قم أنت بتقسيم أولوياتك و بعدها كل ما تحتاج إليه هو تعزيز البند رقم 2 (مهم و غير عاجل) بمعنى أخر عليك بسرقة الوقت من الأقسام 3 و 4 لتعزيز البند 2 حيث انه أهم البنود و ليس البند رقم 1 .
حيث أن البند رقم 1 يجب أن يكون في حالات نادرة و قليلة في حياتك العادية أو حتى اليومية و هو السبب الرئيسي للإحساس بالضغوطات اليومية و التوتر حيث أنك لا تستطيع عمل كل شيء في نفس الوقت و بسبب أن كل شيء من حولك مهم و عاجل و من الطبيعي أنك لن تستطيع إنجازه وبالتالي يؤدي بك إلى التوتر و الإحساس بالضغط.
